Softwareentwicklung

Novaline news

Personal.One - Infos des GKV-Spitzenverbandes zur Hochwasserkatastrophe

Wenn Sie mit unserer Software Personal.One arbeiten, könnten für Sie diese Infos der GKV zur Hochwasserkatastrophe in NRW und Rheinland-Pfalz wichtig  sein. 

Besonders der letzte Absatz: 

Wenn ein Arbeitnehmer durch seinen Arbeitgeber im Rahmen von Gehaltsverzicht eine Spende für die Flutopfer tätigt, kann das steuer- und sozialversicherungspflichtige Entgelt um den Betrag gekürzt werden. 

Das heißt, dass man nicht zuerst auf den zu spendenden Betrag Steuern und Versicherungen entrichten muss, sondern es als freien Bezug spenden kann.

Dieser Aspekt war bisher so nicht bekannt.

Für alle Infos klicken Sie bitte hier!

SAP HANA

Folgende unserer Programme sind komplett HANA-kompatibel:


Es gibt 2 Wege, wie wir mit HANA arbeiten können:

1. SAP in HANA | Novaline in MS-SQL
Die für die Archivierung notwendigen Daten lesen wir aus HANA, archivieren und speichern dann in MS-SQL. Bei dieser Arbeitsweise werden Datenverbindungen von MS-SQL zu HANA hergestellt, wofür ein zusätzlicher MS-SQL-Server notwendig ist. Diese Praxis kommt seit geraumer Zeit zum Einsatz, ist vielfach erprobt und funktioniert problemlos.

2. SAP in HANA | Novaline in HANA
In dieser Variante arbeiten wir komplett in HANA, speichern also die zu archivierenden Daten auch dort, was den Einsatz eines MS-SQL-Servers unnötig macht.
Für einen Wechsel von MS-SQL auf HANA bieten wir für Novaline-Archivdaten, die zuvor in MS-SQL gespeichert wurden, eine Datenbankkonvertierung zu HANA an!

Welche Vorteile bietet die 2. Variante: SAP in HANA | Novaline in HANA
Der größte Vorteil bei der Anwendung unserer Novaline-Programme in Verbindung mit HANA ist, dass Sie keinen zusätzlichen MS-SQL-Server mehr brauchen und somit eine Lizenz bei Microsoft einsparen können. Ein weiterer positiver Aspekt ist, dass Sie nur noch eine Datenbank administrieren müssen, was Zeit und Ressourcen einspart!

Ein weiterer Vorteil ist die Nutzung eines in sich einheitlichen Systems.

Wenn Sie Fragen haben, sprechen Sie uns an! 

Änderung des Arbeitnehmerbeitrags SOKA-Bau

Die SOKA-BAU erhebt ab dem Jahr 2021 einen Zusatzbeitrag für die Angestellten des Baugewerbes.

Aufgrund aktueller Informationen des Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) wird die Allgemeinverbindlicherklärung des Tarifvertrags über das Sozialkassenverfahren im Baugewerbe (VTV) nicht wie ursprünglich geplant im Mai 2021 erfolgen, sondern erst in den Monaten Juni bzw. Juli.

Dies hat nun zur Folge, dass sich die Fälligkeit des neuen Zusatzbeitrags für Angestellte vom 20.06.2021 auf 20.08.2021 verschiebt.
Der Zusatzbeitrag ist aber dennoch ab dem Abrechnungsmonat März 2021 zu entrichten.
Das hat zur Folge, dass Sie in unserem Programm Personal.One unter Stammdaten – Versorgungskassen mit der Historie Juli 2021 den Arbeitnehmerbeitrag auf 81,00 € erhöhen müssen.

Die Abrechnungsmonate März bis einschl. Juni werden zum 20.08.2021 rückwirkend zinsfrei fällig und Ihnen von der Soka in Rechnung gestellt.
Der Abrechnungsmonat Juli wird dann turnusgemäß ebenfalls zum 20.08.2021 fällig.

Für Lastschriftteilnehmer wird der Zusatzbeitrag zum 20.08.2021 automatisch von
SOKA-BAU eingezogen.
Selbstzahler können den zu entrichtenden Betrag der Meldeinformation entnehmen.

Wenn Sie Fragen dazu haben, sprechen Sie uns gerne an!

Personal.One: Aus der Praxis - für die Prasis!

In unseren Online-Praxisseminaren (im April und Mai) haben wir vielen von Ihnen einen umfassenden Überblick über die „schwierigen“ und nicht alltäglichen Themen in Personal.One gegeben.

  • Was ist neu in 2021? 
  • Welche Änderungen in Personal.One gibt es und was ist zu beachten? 
  • Allgemeines Wissensupdate in Personal.One 
  • Ausblick auf Änderungen ab dem 01.04.2021, 01.07.2021 und 01.01.2022 

Alle Teilnehmer/innen waren froh, ihr Wissen aktualisiert zu haben, um so die Software sicher und perfekt einsetzen zu können.

Sie haben nicht teilgenommen und noch Fragen? Sprechen Sie uns gerne an!

ZUGFeRD / XRechnung ab dem 27. November 2020 Pflicht

Ab dem 27.11.2020 verpflichtet die E-Rechnungsverordnung öffentliche Auftraggeber, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen im ZUGFeRD / XRechnungs-Format einzufordern.

Dieses Format ist sowohl mit nationalen als auch internationalen Standards kompatibel und eignet sich (neben der Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen) auch für den einfachen, sicheren, schnellen und ressourcenschonenden Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen.

Wir haben diese Funktionalität in unsere SAP Add-ons Archiv.One und Construction.One sowie in Novaline Bautec.One integriert und nutzen die aktuellen Versionen ZUGFeRD 2.1.1 und XRechnung 1.2.2.

Die Vorteile unserer Lösung:
  • wir erzeugen die Rechnungen aus dem Warenwirtschaftssystem selber - ohne Umwege oder zwischengeschaltete Dienstleister
  • in den SAP-Geschäftsparter-Stammdaten (bzw. den Stammdaten des Warenwirtschaftsystems) wird eine Auswahl an Rechnungsmöglichkeiten angeboten: ZUGFeRD-Rechung (mit pdf) bzw. XRechnung, somit kann der Rechnungsempfänger individuell entscheiden, welche Art Rechnung er per Mail erhalten möchte
  • neben Rechnungen können wir mit unserer Lösung auch Gutschriften erzeugen und versenden

Wenn Sie Fragen haben, sprechen Sie uns an!

Keine Schonfrist mehr bei Datenschutzverstößen

Die Handwerkskammern informieren … 

Nach dem Inkrafttreten der GoBD (Datenschutz-Grundverordnung) vor rund 18 Monaten scheint der Fokus der ersten Überprüfungen auch auf die Handwerksbetriebe mehr und mehr ausgelegt zu sein.  Es wird daher seitens der Handwerkerschaften dringend empfohlen, dass Inhaber und Geschäftsführer ihrer Pflicht nach einem angemessenen Datenschutz in ihrem Betrieb nachkommen.

Der Datenschutz beginnt schon mit der verpflichtenden Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Kommt ein Unternehmen dieser Pflicht nicht nach, kann es zu nicht geringen Geldbußen kommen. Ist kein Datenschutzbeauftragter benannt, übernimmt der „Chef“ die Verantwortung für das Unternehmen.

Insbesondere seit dem Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) liegt der Fokus einer Betriebsprüfung auf:

  • der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten,
  • einer revisionssicheren Archivierung elektronischer Eingangs-Rechnungen per E-Mail
    Dabei gilt die Archivierungspflicht nicht nur für Ihre Buchhaltung, sondern auch für Anwendungen wie Warenwirtschaftssysteme, Lohnbuchhaltung und den E-Mail-Verkehr. Das eingesetzte Archivsystem muss die Grundsätze der elektronischen Archivierung erfüllen, die da sind: Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit.
  • und der Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Neben Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen müssen Schutzmaßnahmen aufgeführt sein, die das beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschen von Programmen, Daten und auch Dokumenten verhindert. Gerade im Hinblick auf die täglichen Geschäftsprozesse in einem Unternehmen ist es wichtig, dass bei rechtlichen Auseinandersetzungen die Nachvollziehbarkeit, z. B. bei Veränderungen in einem Auftrag, gewährleistet ist. 

Wir helfen Ihnen bei der digitalen Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen und bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation! Sprechen Sie uns an!

Re-Zertifizierung von SAP Business One

 

Wir freuen uns, dass unser Add-on Archiv.One wieder von SAP für die nächsten 3 Jahre zertifiziert worden ist!

Das spricht für die Qualität unserer Software, die natürlich stetig weiterentwickelt wird und immer auf der aktuellsten Version von SAP B1 läuft.

 

Neue Texterkennung / OCR in Novaline Archiv.One

Wir haben die Texterkennung in Archiv.One deutlich verbessert!

Im Allgemeinen werden Texte besser ausgelesen und erkannt.
Im Besonderen: Dokumente von Nadeldruckern können jetzt deutlich besser gelesen werden!

Die Texterkennung ist für die autom. Belegerkennung und -analyse von großer Relevanz!

Unsere E-Mail Archivierung

konzipiert als Outlook-Add-in. Großer Vorteil: Mit dem Programmstart von Outlook wird automatisch die Option zur E-Mail-Archivierung angeboten. Beim Sichten jeder Mail bedarf es nur eines weiteren Klicks und die Mail mit Anhängen ist automatisch archiviert.
In Verbindung mit unserer Novaline-Belegerkennung können als E-Mail-Anhang empfangene Rechnungen, Auftragsbestätigungen usw. zusätzlich direkt an den Novaline-Workflow weitergeleitet werden. 

 

Automatische Belegerkennung für Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen incl. Prüfung / Eingangsrechnungsmanagement

Unsere Softwareentwicklung hat  eine interessante Lösung zur automatischen Erkennung von Eingangsbelegen fertig gestellt:
die automatische Belegerkennung für Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Eingangsrechnungen incl. Prüfung.
Eingegangene und gescannte Belege (Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen) werden automatisch erkannt, in ihre einzelnen Positionen zerlegt und in tabellarischer Form auf dem Monitor dargestellt. Jede Summe wird automatisch rechnerisch geprüft, bei Differenzen selbstständig korrigiert und farbig hinterlegt. So kann der/die Bearbeiter/in die Werte nochmal manuell kontrollieren und ggfls. ändern und ergänzen, bis alles ok ist.
Im Anschluss wird der Beleg workflow-gesteuert dem nächsten Bearbeitungsschritt zugeführt.

Infos finden Sie auf dieser Seite unter Unsere Software, für SAP-Interessierte unter SAP Add-ons, Sage-Infos gibt's unter Sage Add-ins.

 

Auch interessant: die „Belegbearbeitung“ mit Post-it und Stempeln

Die Software bietet Stempel und Haftnotizen an, die direkt am Rechner auf einen Beleg “gestempelt” bzw. “geklebt” werden können. Es gibt Vorlagen, aber auch freie Gestaltungsmöglichkeiten. Ein Beispiel:

  • erster Stempel direkt in der Posteingangsstelle
  • zweiter Stempel “geprüft” durch den Kollegen in der Rechnungsprüfung
  • dritter Vermerk als Post-it für die Buchhaltung mit einem Hinweis
  • letzter Stempel “gebucht”

Dieser Beleg beinhaltet so alle notwendigen Infos - wie früher - nur digital, direkt am PC, für alle sichtbar.